En konkret sag i en anden kommune fik tirsdag medlemmer af beskæftigelses- og socialudvalget i Odense til at foreslå, at udsatte borgere ikke længere skal have mails i weekender og på helligdage. Det sker for at undgå unødigt stress hos mennesker, der i forvejen har en svær dagligdag.

Det er dog ikke så enkelt at lave om på, siger koncernchef Simon Krogh, der er ansvarlig for HR, IT, data og ledelsessekretariatet i kommunen, og som nu skal lave et bud på, hvordan det kan lade sig gøre.

"Der er flere udfordringer i det. Både juridiske, tekniske og individuelle. Det, vi er på udkig efter, er fleksibiliteten, og borgeren er jo ikke optaget af, om vi finder den ene eller den anden tekniske løsning, så vi forsøger at gøre det til et spørgsmål om, hvordan vi kan udvikle individuelle løsninger, der favner borgernes behov."

Det er ikke alle breve til borgere, der kan vente med at at blive sendt ud, og det er her, det juridiske aspekt spiller ind.

Afgørelser og rådighedskrav kan ikke vente

Under behandlingen i beskæftigelses- og socialudvalget orienterede forvaltningen om, at afgørelser skal sendes samme dag, som de bliver truffet. Samtidig støder en undtagelse for mails i weekender og helligdage imod rådighedsforpligtelsen, som blandt andet betyder, at ledige er forpligtet til at åbne e-boks hver dag, fremgår det af referatet fra mødet.

"I det øjeblik, en myndighedsafgørelse er truffet, skal borgeren have besked, og det kan også være til borgerens fordel at få afgørelsen med det samme," siger Simon Krogh.

"For eksempel må vi ikke vente med at sende en afgørelse afsted om førtidspension til om mandagen. Hvis afgørelsen er truffet onsdag op til påske, og borgeren først får den om tirsdagen, er det så til borgerens gunst, hvis det betyder, at de går fra en lavere til en højere ydelse?" spørger koncernchefen.

Også i forhold til beskæftigelsesloven giver en generel beslutning om at undgå breve i weekender og helligdage problemer. Kravet om at ledige skal stå til rådighed for arbejdsmarkedet gælder alle dage, også i weekender og på helligdage.

"Men der kan være individuelle forhold, vi kan tage hensyn til, og det kan også godt lade sig gøre, hvis der ikke er egentlige myndighedsafgørelser." siger Simon Krogh.

"Den målgruppe, vores udvalg ønsker skal undtages, er udsatte borgere. Mange af dem skal ikke stå til rådighed, så der vil være nogle muligheder for dem i forhold til andre borgere, der skal stå til rådighed. Så vi skal undersøge, hvad det er for målgrupper, det her kan være relevant for. Det er et klart politisk ønske, at udsatte borgere skal kunne undtages, så vi skal undersøge mulighederne for, hvordan det kan lade sig gøre. Hvis vi møder generelle udfordringer, og de også gør sig gældende i andre kommuner, har udvalget også bedt os om at gå i dialog med KL," lyder det fra koncernchef Simon Krogh.

Teknisk forhindring, at mails står i kø

Ud over de lovgivningsmæssige forhindringer er det en større teknisk udfordring at skulle tage individuelle hensyn, når der sendes mails ud til syge og ledige. Kommunerne bruger standardsystemer fra nogle få udbydere. Skal der laves om på de systemer, skal det gælde alle kommuner.

En del mails sendes som massebreve, som står i kø i systemet. Derfor bliver mange af dem sendt ud på tidspunkter, hvor der ikke er så meget kø. For eksempel i weekender og om natten. Individuelle breve står ikke på samme måde i kø, så i det øjeblik en sagsbehandler trykker på knappen, går der normalt ikke lang tid, før borgeren har modtaget beskeden..

Beskæftigelses- og socialforvaltningen i Odense vil nu undersøge, om der kan laves alternative mere manuelle arbejdsgange med individuelle løsninger, hvor det er juridisk muligt.

Uanset hvilken løsning, der vælges, skal forvaltningen også vurdere, hvad det vil koste.

"Både hvis man går den tekniske vej, og hvis man starter op manuelt, vil der sandsynligvis være et ressourcetræk. Hvis vi skal have en teknisk løsning kun for Odense, vil der ikke være en standard, som findes i dag. Så vi må over for udvalget præsentere, hvilke veje, der er at gå både ud fra de juridiske rammer, de tekniske muligheder og borgernes individuelle behov" siger Simon Krogh.