Kommuner har problemer med tre nye IT-systemer fra Kombit

Del artiklen:

Kommunerne kæmper hårdt med implementering af tre nye IT-systemer fra Kombit. En rundringning viser, at problemerne opleves meget forskelligt i kommunerne.

Af Arne Ullum, [email protected]

De kommunale økonomiafdelinger og jobcentre kæmper i disse uger hårdt med at implementere en række nye IT-systemer, som skal håndtere sygedagpenge (KSD-systemet), udbetaling af ydelser (KY-systemet) og endeligt et system, der skal håndtere statslige- og mellemkommunale refusioner (YR).

Lolland Kommune har netop sendt et brev til Kombit, hvor de bakker op bag et krav fra Esbjerg Kommune, der i sidste uge krævede, at Kombit stopper udrulningen af KY-systemet på grund af omfattende problemer.

“Der er vigtige funktionaliteter, der ikke er på plads endnu, så man kan sætte spørgsmålstegn ved, om projektet har været tilstrækkeligt forarbejdet,” siger projektleder Helle Vinther fra Lolland Kommune, som har ansvaret for KY og KSD. “Vores medarbejdere bruger alt for meget tid på at kontrollere systemet, og bruger rigtig meget tid på kontrol af et automatiseret system, som man slet ikke burde kontrollere.”

Helle Vinther understreger dog, at kommunen oplever, at “der står en stærk leverandør bag KY, som udtrykker ønske om, og også arbejder for at lave et system der fungerer.”

KSD-systemet blev udrullet i en samlet bølge for hele landet, og det gav betydelige problemer i mange kommuner. Blandt andet belært af den erfaring, udrulles KY-systemet i en række bølger, og en række kommuner har udskudt deres udrulning – enten fordi kommunen selv ikke var klar, eller fordi Kombit ikke mente, at kommunen var klar.

Kombit skriver i en kommentar til NB-Økonomi, at problemerne med KSD-systemet har været større end forventet, mens problemerne med YR har været nogenlunde som forventet.

“Det er hårdt at implementere så store, og så komplekse, it-løsninger – specielt når der ikke er tale om en 1:1 implementering – altså hvor en helt tilsvarende løsning blot erstatter det man havde,” skriver Kombit i en kommentar, som du læse i sin helhed i en anden artikel på NB-Økonomi.

Læs også:
Her er Kombits svar på kritikken af de tre IT-systemer

Kommuner giver meget forskellige problemer

NB-Økonomi har talt med 10 kommuner fra første og anden udrulning af YR-systemet, og det samlede billede er, at der er stor forskel på, hvor store problemer kommunerne har med implementeringen.

På samme måde er der også store forskelle på, om de enkelte kommuner har haft størst problemer med KSD-systemet eller KY-systemet.

I Varde Kommune siger jobcenterchef Rikke Rødkilde, at overgangen til KY-systemet også her  “har været en lang, sej kamp.”

“Der har været utilsigtede konsekvenser for borgerne, som blandt andet har fået udbetaling med fuldt skattetræk” siger hun, og vurderer, at kommunen har brugt en ekstra fuldtidsmedarbejder i seks måneder.

Til gengæld oplever de i Varde Kommune, at KSD-systemet på trods af en del børnesygdomme fungerer tilfredsstillende i hverdagen.

“Ingen IT-systemer er perfekte, og vi finder stadig småfejl, som løbende skal justeres,” siger Rikke Rødkilde.

I nabokommunen Ringkøbing-Skjern siger afdelingsleder Torben Andersen, at de har haft udfordringer med KY-systemet, men at de i stort omfang har håndteret det nu, mens det har været “meget udfordrende at implementere KSD-systemet.”

“Det fungerer nu, med en del work-arounds, men det giver ikke de besparelser, som man havde håbet på,” siger han.

Hjørring har garanteret medarbejderne mod fyringer

Netop udsigten til at de nye systemer skulle kunne effektivisere og dermed sikre besparelser, har angiveligt givet en del modstand fra medarbejderne. 

I sidste uge udsendte medarbejdernes fagforening, HK, en pressemeddelelse, hvor fagforeningen understøttede kritikken fra Esbjerg og kravet om at stoppe udrulningen.

“Det er en meget alvorlig situation, mine kollegaer står midt i netop nu,” lyder udmeldingen fra Margit Simonsen, tillidsrepræsentant på jobcentret i Randers Kommune, “Gode kollegaer rejser, nogle er sygemeldt med stress, andre bliver hjemsendt for at undgå sygemeldinger. Ledelsen bakker os op og har indtil videre ansat syv vikarer for at hjælpe Ydelseskontoret gennem denne store opgave. Men selv med syv vikarer må vi desværre konstatere, at vi fortsat ikke når i mål med opgaverne.”

I Hjørring Kommune er man ifølge arbejdsmarkedsdirektør Leif Johannes Jensen “overordnet tilfreds” med programmerne, men har også brugte mange ressourcer på at forberede medarbejderne på opgaven, og meget bevidst ikke skabt for store forventninger.

Hjørring Kommune gennemførte budget- og personalereduktionerne, inden man implementerede systemet, og derfor har man tilføre ekstra midlertidige ressourcer til at gennemføre implementeringen.

“Derfor skulle medarbejderne ikke bekymre sig om kommende effektiviseringsøvelser,” siger Leif Johannes Jensen.

“Vi har forsøgt at motivere medarbejderne i hele processen og det har gjort dem mere villige til at gøre en indsats for at få programmerne til at fungere,” siger arbejdsmarkedsdirektøren.

Revisorer opfordrer kommuner til at tage fejl med ro

Det særlige IT-system til at understøtte den såkaldte refusionsreform fra 2015 kaldet YR har været ramt af fejlagtige data, og det betyder, at kommunerne ikke har kunne opgøre deres reelle udgifter til årsregnskabet.

Hos BDO, som er markedsledende på revision og rådgivning til det kommunale markedet, anbefaler man ganske enkelt kommunerne, at vente med at rette de fejlbehæftede refusioner indtil YR-systemet kører mere stabilt.
“Der er tre års forældelse på området, så der er ikke noget der brænder lige nu,” siger Michael Hjort, der er manager hos BDO Advisory, og som er specialist i blandt andet mellemkommunale refusioner. Michael Hjort skønner, at det for en gennemsnitskommune maksimalt er en samlet fejlmargin på årsresultatet på 500.000 kroner.”
“Der er tre års forældelse på det her område, så der er ikke noget, der brænder lige nu,” siger Michael Hjort, der er manager hos BDO i Aalborg, og som er specialist i blandt andet mellemkommunale refusioner. Michael Hjort skønner, at det for en gennemsnitskommune maksimalt er en samlet fejlmargin på årsresultatet på 500.000 kroner.
Kombit er enig med BDO’s råd og oplyser i en kommentar, at fejlen skyldes forkerte kommunenumre, som nu er ved at blive rettet. 

“Datagenopretningen påbegyndes ifm. en datakørsel, der starter d. 5. marts 2021, og kommunerne vil herefter begynde at se resultaterne på de rettede fejl,” hedder det i en skriftlig kommentar fra Kombit. Du kan læse den samlede kommentar i en selvstændig artikel.

Vil du læse resten af artiklen?

Prøv NB Beskæftigelse i 4 uger gratis og få adgang med det samme

Eller log ind nedenfor

Glemt adgangskode - lav en ny her